1. Дивитися лекцію на: ІНТУЇТ | youtube.com
2. короткі підсумки
3. питання

Анотація: Дається уявлення ділового спілкування, його основних принципів, розглядаються основні правила ведення переговорів, нарад, виступи на трибуні і спілкування по телефону. Розглядається порядок роботи менеджера з документами.

27.ppt

Ви можете завантажити: презентацію

Дивитися лекцію на: ІНТУЇТ | youtube.com

Якщо проблеми з відео, натисніть вище посилання youtube

Мета лекції: розглянути основи ділового спілкування, докладно зупинитися на його структурних компонентах.

Ділове спілкування - це процес, при якому відбувається обмін діловою інформацією і досвідом роботи, який передбачає досягнення певного результату в спільній роботі, вирішення конкретного завдання або реалізацію певної поставленої мети.

Ділове спілкування - це мистецтво, що дозволяє увійти в контакт з партнерами по бізнесу, подолати особисті упередження, неприйняття того чи іншого контрагента, досягти бажаного комерційного результату. Під діловим спілкуванням розуміється будь-яке спілкування, що сприяє вирішенню комерційних завдань.

До принципам ділового спілкування відносяться:

• визнання рівності і неповторності кожного з партнерів,
• апріорне визнання існування того чи іншого "зерна істини" в кожній точці зору;
• взаємне збагачення учасників спілкування.

Правила проведення ділових нарад. Спеціально зупинимося на правилах проведення ділових нарад. Ділова нарада - це обговорення питань організації виробництва, управління фірмою, маркетингової діяльності, що проводиться першою особою або замінюють його фахівцем. До обов'язкових вимог, що дозволяє зробити ділові наради дієвим інструментом створення команди однодумців, відносяться:

• регулярність проведення;
• поєднання обговорення стратегічних і оперативних питань;
• врегулювання на нарадах питань корпоративних відносин (до таких питань можна віднести зміна пріоритетів внутрішньофірмових відносин, уточнення функцій і повноважень виконавців, вироблення нових ідей, оцінка результатів попередніх програм);
• керівнику слід пам'ятати, що нарада має великий вплив на його імідж і стиль ділових відносин.

Піарменам, керівникам і фахівцям, які готують нараду, необхідно керуватися загальними принципами організації такого роду заходів (конференцій, прийомів, зустрічей):

• в організаційній діяльності немає дрібниць;
• технічна сторона організації (робочі місця учасників, матеріали, технічне забезпечення) повинні бути бездоганними;
• повинен бути підготовлений ведучий (передбачена заміна, помічники ведучого і інший допоміжний персонал).

Особливість підготовки внутрішнього наради - спілкування колег по загальним для всього колективу проблем - це частина корпоративної культури, тому, перед початком підготовки навіть короткої оперативки (якщо це не регулярна планерка) варто відповісти на питання:

• чи потрібно проводити дану нараду;
• хто входить в коло осіб, без яких цей захід буде неможливим;
• які питання внести до порядку денного;
• чи потрібен доповідь керівника, і з якими підрозділами або окремими фахівцями потрібно проконсультуватися при його підготовці.

Кілька майже очевидних рекомендацій, порушення яких зустрічається майже завжди:

• нараду краще проводити не в кабінеті керівника (найкраще, за круглим столом, щоб підкреслити рівність учасників);
• провідним може бути спеціально підготовлений спікер, а не керівник;
• керівник повинен переключити на секретаря всі телефони, не спілкуватися з особами, які не беруть участі в нараді;
• нараду краще проводити в дискусійному ключі, але якщо проблема неординарна, можливе застосування "мозкового штурму";
• не можна допускати перетворення цікавого виступу в "лиття води";
• неминучі дискусії не повинні перетворюватися в зіткнення принципів або амбіцій і, тим паче, переходити "на особистості", при цьому, слід поважати право на незгоду і меншості, і окремої людини (крім дуже невеликого числа випадків, в яких виконання однозначного рішення керівника дійсно необхідно ).

Ведення переговорів - одна з головних ігор в житті і бізнесі. Вони визначають характер ваших відносин з людьми. Володіючи мистецтвом ведення переговорів, ви зможете значно поліпшити результати свого спілкування з іншими людьми.

Правила ведення переговорів:

1. Чітко уявляйте собі, чого ви хочете домогтися.
2. Ретельно підготуйтеся, щоб бути готовими обговорювати будь-яку деталь і відповісти на будь-яке питання або коментар.
3. Будьте наполегливим. Не очікуйте, що зможете перемогти з першої спроби. Ваша первинне завдання - всього лише змусити іншу людину думати.
4. Подружитеся з людиною, з яким мають бути переговори. Уявіть Вашу пропозицію у вигляді вигод, переваг для Вашого опонента.
5. Ніколи не втрачайте почуття гумору.

Організація переговорів:

1. Планування.
2. Встановлення контакту.
3. Визначення "правил гри".
4. Оцінка партнера.
5. Розвиток сценарію.
6. Ведення торгу. Поступки.
7. Завершення переговорів.

Основні правила виступу на трибуні:

1. підготовка мови
2. Як відомо, всі хороші імпровізації старанно готуються заздалегідь.
3. Місце виступу
4. Перед виступом дуже важливо вивчити приміщення, щоб встановити, з якого боку будуть дивитися на вас слухачі.
5. Одяг
6. Одягайте ті речі, в яких ви відчуваєте себе комфортно, які не відволікають вас своєю незручністю.

Ваша міміка і жести дають людині куди більше вражень, ніж все, що ви вимовляєте.

Правила спілкування по телефону

правило №1

Заздалегідь продумайте Ваша розмова, буквально до фраз. Запишіть питання, на які треба отримати відповідь і основний текст Вашого повідомлення.

правило №2

Тримайте всі необхідні документи під рукою: прайси, картку клієнта з повною базою даних по всьому періоду роботи, з розділом "Інформація особистого значення".

правило №3

Завжди підводите короткий підсумок вашої розмови.

Порядок роботи менеджера з документами

При підготовці документа слід чітко і коротко викладати свої думки, так як велика кількість слів заважає швидкому сприйняттю документа.

Удосконалення роботи з документами полягає в автоматизованій обробці інформації з використанням різних видів програмного забезпечення. Для цього на сучасних підприємствах створюється локальна мережа, що дозволяє менеджерам всіх рівнів управління звертатися до документації організації, виводити її на екран, проводити обробку документів, зведень, таблиць, обмінюватися документами і повідомленнями як з співробітниками, так і з партнерами по бізнесу.

Обмін електронними документами здійснюється за допомогою електронної пошти, яка дозволяє відправляти документи, отримувати підтвердження їх доставки адресатам, редагувати, роздруковувати і зберігати документи.

короткі підсумки

У лекції представлено розгляд ділового спілкування, виділені його принципи, а також основні правила по таким напрямкам, як: проведення ділових нарад, організація переговорів, виступ на трибуні, спілкування по телефону і робота з документами.

питання

1. Дайте визначення поняттю ділового спілкування.
2. Назвіть правила проведення ділових нарад.
3. Охарактеризуйте процедуру ведення переговорів.
4. Виділіть вимоги ведення спілкування по телефону.
5. Назвіть правила роботи менеджера з документами.