1. Як заповнити книгу реєстрації трудових договорів
2. Скачайте документи зі статті:
3. приклад запису
4. П'ять журналів обліку, які повинні бути в кожній компанії - і у вас теж
5. Обов'язковий чи ні
6. Заповнення журналу обліку трудових договорів
7. Як внести зміни
8. Як закрити журнал

Журнал обліку трудових договорів - один з найважливіших документів на підприємстві, яким цікавляться інспектора ГИТ. Читайте в статті про те, як його оформити і вести, скачайте зразок

Читайте в нашій статті:

Як заповнити книгу реєстрації трудових договорів

Щоб титульний лист був оформлений правильно, на ньому мають бути присутні такі відомості:

• найменування організації;
• назва документу;
• період ведення.

Скачайте документи зі статті:

Можна помістити на першому аркуші зразок заповнення, або залишити його порожнім. На другу сторінку вносяться відомості про відповідального працівника, що веде облік: особисті дані, посада, номер і вид підстави призначення - наказу або розпорядження, період ведення.

Дані завіряються підписом самого співробітника. Потрібно пронумерувати книгу і залишити місце для подальшої підшивки, якщо облік ведеться в звичайному зошиті.

Форма заповнення журналу обліку трудових договорів не встановлена ​​трудовим законодавством. Наповнення і кількість граф можуть частково варіюватися відповідно до потреб роботодавця.

приклад запису

На практиці затребуваними бувають стовпці з такими відомостями:

1. Порядковий номер договору
2. Дата укладення
3. Номер документа
4. Термін дії
5. додаткові угоди
6. П. І. Б. працівника
7. його посаду
8. Відділ або структурний підрозділ (при наявності)
9. Характер роботи (основна або сумісництво)
10. Дата розірвання договору
11. Причина
12. Примітки
13. Підпис співробітника, що підтверджує факт отримання на руки свого примірника.

При цьому для додаткових угод можна завести окрему книгу, якщо занадто багато відомостей відразу незручно вписувати.

П'ять журналів обліку, які повинні бути в кожній компанії - і у вас теж

Обов'язкових журналів обліку кадрових документів і процедур, які повинен вести кожен роботодавець, - п'ять. Їх називають нормативні акти і вимагають на перевірках інспектори. Якщо хоч одного з цих журналів немає, компанію оштрафують. У разі спору з працівником без них ви не зможете довести, що оформили документи або виконали дії, які є обов'язковими для процедури. Про все читайте в статті журналу "Довідник кадровика"

Обов'язковий чи ні

Ведення журналу обліку трудових договорів в 2019 році не є обов'язковим. Але завдяки йому легше орієнтуватися і дотримуватися порядку при обліку документації, що діє і архівної. Наявність цього документа виручить при судовому розгляді.

Журнал зручний як джерело реквізитів договорів при видачі витягів і довідок. Також це спосіб уникнути метушні з безліччю розрізнених документів при складанні різних статистичних звітів.

У електронної форми реєстрації трудових договорів є кілька переваг: легше здійснювати пошук потрібного запису, зберігання даних більш конфіденційно, їх легко і швидко можна роздрукувати для видачі. У той же час немає можливості поставити особистий підпис. Так що можна завести і традиційну версію журналу, і її комп'ютерного «дублера».

Заповнення журналу обліку трудових договорів

Вести книгу реєстрації можна в звичайному зошиті з обов'язковою нумерацією сторінок, у вільній формі, виходячи з міркувань раціональності. Для електронної копії добре підійде табличний варіант обліку в програмі Microsoft Excel.

Для виключення можливих махінацій заздалегідь в електронній версії журналу необхідно передбачити неможливість зрушення порядкових номерів договорів. Варто врахувати також, що під час перевірок і судових спорах, якщо інформація в оригіналі договору і їх електронному реєстрі не збігається, перевагу буде віддано паперовому носієві.

Як внести зміни

При перервах в статусі співробітників: зміни умов їх роботи, перекладі в інший відділ або на іншу посаду, звільнення з посади, треба вносити інформацію про відповідні нових угодах і в журнал. У таких випадках можна відвести окрему сторінку для кожного працівника. Або, якщо того вимагає великої штат підприємства, для додаткових угод зводиться ще один обліковий документ. Він ведеться в тій же формі, що й основний журнал.

► Порушення вимог охорони праці, в яких звинуватять кадровика

Якщо ж в записах журналу реєстрації договорів була допущена неточність, змінювати їх не дозволяється. Це служить підставою для дострокового закриття документа. Потрібно доповісти про це керівнику організації, щоб він підготував і видав відповідний наказ.

Відповідальним працівником на останню заповнену сторінку вноситься запис, що закриття проводиться через виявлення помилки. При цьому ніяких штрафних санкцій за це не передбачено. Закінчений журнал здається в архів, після наказу керівника за тими ж правилами, як розглянуті вище, зводиться новий.

Це відноситься і до паперової, і до електронної версії книги обліку трудових договорів. У новий документ при необхідності вписуються виправлені відомості, в яких була виявлена ​​помилка.

Як закрити журнал

Щоб провести процедуру правильно, потрібно врахувати кілька моментів:

• на завершальну сторінку вноситься запис про те, що журнал закритий, опечатаний і переданий в архів
• прописується дата закриття
• фіксується число заповнених сторінок і номери зареєстрованих в журналі договорів
• вказується ПІБ відповідального співробітника і його посада
• на довершення там же прописують реєстраційний номер і дату наказу, оголошеного для завершення облікового документа
• перед архівуванням журнал потрібно прошити

У великих організаціях з великим оборотом договорів практикується щорічна заміна журналів. Якщо ж заповнюваність того не вимагає, допустимо вести один реєстр кілька років поспіль.

► В якому документі встановити порядок видачі довіреності, вирішуйте самі

Електронну книгу в кінці року роздруковують на папері з обов'язковою нумерацією сторінок. Її прошивають і опечатують для здачі в архів.