29 жовтня відбувся вебінар «Електронні документи в суді: захист і обвинувачення» . За традицією, ми зібрали всі питання з вебінару і передали їх експертам. Вийшов короткий екскурс по проблемам використання електронних документів в судових розглядах.

Карина Кассис,
аналітик Synerdocs, фахівець в області законодавства електронного документообігу

Ніна Солов'яненка,
старший науковий співробітник Інституту держави і права РАН кандидат юридичних наук, член експертної ради Комітету Державної Думи з безпеки і протидії корупції

Дмитро Хитров,
Голова правління некомерційного партнерства «Електронний арбітраж»

1. Ermolchenko Elena: Закон як-небудь обмежує формати документів? Чи є офіційно дозволені формати?

Карина Кассис: Олена, для електронних рахунків-фактур затверджений Наказом ФНС від 04.03.2015 № ММВ-7-6 / 93 @ обов'язковий до застосування формат .XML. Можливо, аналогічні приклади є і в галузевому законодавстві. Також існують рекомендовані, тобто необов'язкові для застосування, формати, наприклад, для товарних накладних та актів виконаних робіт (послуг), які затверджені Наказом ФНС РФ від 21.03.2012 N ММВ-7-6 / 172 @.

Дмитро Хитров: При організації електронного документообігу між компаніями сторони мають право керуватися форматами документів за угодою сторін, з урахуванням того, що друга сторона повинна мати можливість ознайомитися з цим документом. У той же час варто пам'ятати, що якщо для документа передбачено затверджений формат (в даний час тільки для рахунків-фактур і звітності в державні органи), то він є обов'язковим для сторін, тому що саме в такому форматі ви будете зобов'язані надати ці документи в разі перевірки.

2. Мішин Олексій: В договорі сторони обрали спосіб підписання первинки електронним способом. Для цього ми придбали ПЗ, видали всім ключі (посилена некваліфікована підпис). Документи підписуємо, питань немає. ПО дозволяє бачити, хто підписує, перевірити ключ. Але! Якщо роздрукувати акт, який підписаний даної підписом, то на цьому документі немає ніяких вказівок на те, що цей документ підписаний електронним підписом. Як нам надати юридичну силу даного документа (може запросити податкова, суд і т.д.).

Карина Кассис: Олексій, це особливість ПО, в частині зазначення в друкованій формі інформації про те, що документ підписаний ЕП. При вивантаженні документів, наприклад, з Synerdocs, в друкованих формах документів проставляється штамп з інформацією про підписантів. Не забувайте, що обмінюватися електронними рахунками-фактурами необхідно тільки через операторів ЕДО, відповідно до наказу Мінфіну №50н.

При друку документ слід запевнити власноручним підписом керівника або уповноваженої на те особи та печаткою організації - стандартна процедура створення копії. Роздрукований електронний документ - не що інше, як його паперова копія.

3. Омігов Антон Володимирович: Подано позовну заяву в електронному вигляді, і воно ж відправлено з додатками поштою в оригіналі. Судом прийнято обидві заяви (2 справи) по одному позовної заяви. Як бути в такій ситуації?

Дмитро Хитров: Антон Володимирович, в цьому випадку необхідно подати до Арбітражного суду клопотання (заяву) про об'єднання справ із зазначенням причини, що це ідентичні позови, подані в різній формі.

В майбутньому настійно рекомендуємо вам при подачі документів на папері, які подавалися раніше вже в електронному вигляді через систему my.arbitr.ru, вказувати на папері, що це дублікат електронної заяви, або використовувати тільки один канал подачі позову, залучаючи матеріали в ході судового засідання , якщо це потрібно.

4. Коркина Алла: Як підтвердити достовірність електронного листування між сторонами?

Ніна Солов'яненка: Питання вимагає конкретизації. За загальним правилом - за допомогою електронного підпису та сертифіката ЕП.

Дмитро Хитров: Алла, поняття «достовірність» електронного листування вельми об'ємне, тому потрібно уточнити, що саме мається на увазі під «достовірністю». Підтвердити факт надсилання електронного повідомлення, наприклад, може оператор зв'язку або оператор електронного документообігу, якщо ви обмінюєтеся зі своїми контрагентами офіційними електронними листами.

Якщо ж вам необхідно підтвердити сам факт змісту листування - це можуть зробити нотаріуси, які засвідчать наявність і зміст листування між сторонами.

У будь-якому випадку ми рекомендуємо вам до переходу до «електронного спілкування» укласти зі своїм контрагентом угоду про обмін електронними повідомленнями або передбачити таку можливість обміну повідомленнями в самому договорі.

5. Сухорукова Валерія: При подачі документів до суду в електронному вигляді документи відправляються як відсканований оригінал або треба написати копія вірна і друк і потім сканувати? Як суддя зрозуміє це оригінал чи ні, якщо за вимогами чорно-біла копія?

Ніна Солов'яненка: Відскановані паперові документи - це «відсканована копія» за змістом Тимчасового порядку подачі документів в електронному вигляді в ВС РФ, яким передбачено, що сканується оригінал. Причому скан повинен містити ознаки автентичності. Фактично скан - це електронний образ оригіналу в форматі .PDF в чорно-білому або сірому кольорі (якість - не менше 200 точок на дюйм), що забезпечує збереження всіх автентичних ознак справжності, а саме: графічної підпису особи, печатки, кутового штампу бланка (якщо прийнятно), а також вихідного номера і дати заяви.

Дмитро Хитров: Насправді в цьому є невеликий «пробіл» Тимчасових правил подачі документів в електронній формі.

Згідно АПК РФ, до суду надаються або оригінали документів, або належним чином завірені копії. Оскільки відскановані образи, в вашому випадку, не є оригіналами документів - їх необхідно «належним чином запевнити», щоб направити в суд.

При проставленні відмітки «копія вірна» не варто забувати, що така відмітка повинна містити підпис відповідальної особи, розшифрування підпису і дату засвідчення копії. Варто також бути готовими і до того, що в процесі суддя повинен змусити оригінали документів для ознайомлення.

6. Колесников Всеволод: Мене як системного адміністратора юрист просив одного разу підписати документи. Вказав, що листи роздруковані з поштового сервера і повністю відповідають версії, отриманої сервером і роздруковані без змін ... Це має якусь юридичну силу?

Дмитро Хитров: З точки зору закону вельми спірне твердження. Є витяг з хорошого дитячого вірша: «... Однак під час шляху собачка могла підрости». Саме по собі отримання будь-якого повідомлення на сервер пошти ще не доводить того факту, що повідомлення саме в такій формі було відправлено з сервера відправника і не було перехоплено або змінено «по дорозі». Для того щоб довести «цілісність» документа і його незмінність, необхідно застосовувати електронний підпис, причому в цьому випадку не важливо - кваліфіковану або некваліфіковану, але обов'язково посилену.

На превеликий жаль, інших форм «швидкого» докази «незмінності» електронного файлу, відправленого однією стороною іншій, зараз придумати дуже складно.

7. Дем'янов Василь: Які нормативні акти регламентують стан ЕЦП? Наприклад: ЕЦП (на юр. Особа) випущена на співробітника, який вчора звільнився, але цим ЕЦП сьогодні підписали документ. Такий документ є «вірним»?

Ніна Солов'яненка: Такий документ буде вважатися підписаним уповноваженою особою, оскільки повноваження співробітника припинилися з моменту його звільнення. Тут немає суто «електронної специфіки». Проблема актуальності сертифіката вирішується внутрішніми актами компанії, а також шляхом взаємодії з УЦ (ФЗ про електронний підпис).

Дмитро Хитров: Василь, в цьому випадку є поняття «вірний» і «легітимний» документ. По суті, електронний документ, якщо електронну підпис не відкликали, підписати не складає ніяких проблем, і технічно це станеться також легко. Але варто розуміти, що в ході судового процесу або на стадії досудового врегулювання ви можете заявити про те, що даний співробітник не мав таких повноважень.

Взагалі така процедура, як «відгук» електронного підпису, не є складною, не вимагає багато паперів - досить направити в засвідчує центр, де отримували електронний підпис, заява про її відкликання.

Щоб уникнути конфліктних ситуацій ми настійно рекомендуємо: якщо ви користуєтеся електронними підписами, введіть собі «за правило» відразу ж відкликати сертифікат звільнився або призначте відповідального за відгук, щоб інформаційні системи не могли дозволити підписувати електронні документи в автоматичному режимі після того, як сертифікат буває «відкликаний».

8. Кузьмін Дмитро: Що робити, якщо засвідчує центр припинить своє існування?

Карина Кассис: Дмитро, якщо УЦ припинив дію без передачі своїх функцій іншій УЦ, то сертифікат стає недійсним. Але всі підписи, зроблені до цього моменту, будуть валідність. Крім того, за місяць УЦ вас попередить про те, що припиняє роботу. Якщо функції УЦ передаються іншому УЦ, то сертифікат продовжує дію. Всі ці положення є в Федеральному Законі № 63-ФЗ «Про електронний підпис».

9. Андрій Бабер: Як перевіряється ідентичність паперового та електронного документа після роздруківки? Або просто на рівні довіри до електронних засобів, які підтверджують електронний підпис? Де саме написано, що обов'язок відкликати сертифікат співробітника покладається на роботодавця?

Дмитро Хитров: Насправді інформаційні системи (програми, оператори і т.д.) використовують засоби криптографічного захисту інформації, сертифіковані ФСТЕК і ФСБ, які і відповідають за «ідентичність» паперового та електронного документа. По суті, при її «неидентичности» програмні засоби не дозволять роздрукувати документ - він просто «не зійдеться».

Власне, для підтвердження «ідентичності» можна надати і електронний файл, підписаний електронним підписом - розшифрувати його, подивитися підпис і зміст файлу не представляє великих труднощів - в більшості систем це реалізується автоматично. А в разі, якщо одна зі сторін свідомо підмінить документ, в силу вступає вже зовсім інший кодекс, ніж цивільний ...

Карина Кассис: Процес відкликання сертифікату детально прописується в регламентах Засвідчуючих центрів, з якими ви працюєте. Там же слід шукати відповідь, як зупинити дію ЕП звільнився. Зазвичай в УЦ необхідно надати документ, що підтверджує звільнення - цього підстави досить для відкликання.

Також цей процес повинен регулюватися внутрішніми регламентами підприємства, що описують процес звільнення. Наприклад, звільняється співробітник отримує на руки обхідний лист, в ньому серед інших вказана ІТ-служба, яка повинна закрити доступ колишнього співробітника до корпоративних інформаційних систем. Таким чином, після звільнення у особи просто не повинно бути доступу до електронних документів підприємства, а, отже, підписання їх буде також недоступно.

10. Іглінова Ірина Григорівна: Як отримати електронний підпис?

Карина Кассис: Для отримання ЕП потрібно звернутися в Засвідчувальний центр. Список акредитованих УЦ, які видають сертифікат кваліфікованої ЕП, є на сайті Мінкомзв'язку. Як отримати електронний підпис для роботи в Synerdocs, ви можете дізнатися на сайті - www.synerdocs.ru/signature .

11. Романченко Олександр: Чи є ще приклади реальних судових справ?

Дмитро Хитров: Судових справ досить багато, причому вони «направляють» як в сторону використання електронних документів, так і проти них. Відповісти на ваше запитання «з наскоку» не представляється можливим, зверніться до мене за адресою електронної пошти [email protected] , І я допоможу Вам знайти відповіді на питання і ще кілька справ, в яких фігурують «електронні документи».

12. Андрій Бабер: Хто проводить аудит ПО, після якого суд визнає коректність перевірки і довіряє ПО?

Дмитро Хитров: Всі засоби криптографічного захисту (а це і є кошти, що формують електронний підпис) проходять сертифікацію ФСТЕК і ФСБ РФ. При наявності такого сертифікату якоїсь додаткової перевірки ПЗ не потрібно. По суті, програми, які ставлять «підпис», діють як «творець пазла» - на одній стороні (відправник) розбирають файл, а на іншій (одержувач) швидко збирають його назад, дозволяючи визначити, чи змінювався документ, і ким він був підписаний .

13. Коркіна Алла: В системі Мій Арбітр (арбітражні суперечки) всі документи завантажуються і використовуються без ЕП, при цьому суди не можуть звертатися даних по ЕП та підтвердження достовірності відправника. Якось буде регулюватися дане питання законодавцем?

Дмитро Хитров: Це питання, скоріше, варто адресувати Верховному суду РФ, який відповідає за зміст цієї системи. По суті, використовуючи електронну пошту при реєстрації, ви «проставляєте» просту електронну підпис, але вона служить лише непрямим підтвердженням вашої особистості. Насправді, ви можете передати свої суперечки третейським судам, що входять в нашу систему, - ми не використовуємо неверифіковані облікові записи, і всі документи, що передаються в системі, завжди підписуються електронним підписом арбітрів і сторін.

14. Садиков Айрат: Скільки років зберігається документ в системі у оператора?

Карина Кассис: Айрат, в цілому обов'язок зберігати документи, які відправив або отримав клієнт, лежить безпосередньо на ньому. В іншому, в нашому сервісі документи зберігаються за замовчуванням 5 років. Якщо потрібні якісь особливі умови зберігання, наприклад, зберігати документи довше, то все це обговорюється і фіксується в угоді.

15. Кузьмін Дмитро: Чи плануються зміни в АПК щодо направлення електронних документів?

Карина Кассис: Так. Наприклад, ще взимку 2015 року в Держдуму Росії був внесений законопроект N 686611-6 , Що забезпечує можливість використання електронних документів в суді. Проект закону пропонує закріпити особливості роботи з електронними документами в КПК РФ, ЦПК РФ і АПК РФ. Так, учасники кримінального судочинства зможуть направляти до суду електронні клопотання, скарги, заяви та інші документи. Разом з цим суддя зможе підписувати електронні судові рішення за допомогою кваліфікованої електронного підпису.

Також можливість надсилати електронні документи в суд закріплюється в АПК РФ і ЦПК РФ. Зміни планується ввести з 1 січня 2016 року. До цього моменту буде відбуватися підготовка робочих місць суддів.

16. Бабер Андрій: Ніна Іванівна, тобто навіть при поголовне впровадженні ЕП ми не зможемо відмовитися від паперу?

Ніна Солов'яненка: Ми з Вами, напевно, зможемо, а от звичайний проста людина, яка не проводить значну частину часу в інтернеті - немає.

Вуйлов Геннадій Борисович: У разі появи уніфікованого процесуального кодексу (ЦПК + АПК) залишиться електронна система подачі документів?

Ніна Солов'яненка: Думаю, залишиться.

17. Шадрін Сергій Юрійович: Лист дідові морозу повинно бути підписано ЕЦП? :-)

Ніна Солов'яненка: Досить простий електронного підпису.

Дмитро Хитров: Так, і обов'язково кваліфікованої! Тільки використання кваліфікованої підпису дозволить Дідуся Мороза визначити, хто відправив йому цей лист, коли він це зробив, а злісним оленям Санта Клауса не дозволить в процесі, поки лист йде Дідусеві, внести хоч якісь зміни в його зміст і «підмінити» подарунок, який ви просите. :)

Карина Кассис: Просто реєструйтеся в Synerdocs за адресою електронної пошти (виберіть опцію «Реєстрація без сертифіката») - і сервіс вам видасть тестовий сертифікат. Саме з його допомогою ви зможете підписати лист Діду Морозу Synerdocs . ;)