Одним з основних облікових документів особової справи працівника є особистий листок з обліку кадрів. Законодавчо нормованої форми цього документа немає, тому організація може самостійно розробити.

Або скористатися рекомендованими формами особистого листка по обліку кадрів і доповненнями до нього, розробленими експертами журналу «Кадровик-01».

Рекомендована форма особистого листка по обліку кадрів - завантажити

Рекомендована форма доповнення до особового листка - завантажити

Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч в одному примірнику без скорочень, виправлень і помарок. Інформацію в особистому листку має відповідати паспорту, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту, інших особистих документів.

В особистому листку вказуються особисті відомості, зокрема про навчання, військової служби, роботі, що мали місце до прийняття в організацію.

При заповненні особового листка по обліку кадрів варто дотримуватися таких правил.

На всі питання повинні бути наведені вичерпні відповіді. Не допускається перекреслення граф, в разі негативної відповіді слід вказати: «не маю» тощо.

Прізвище, ім'я та по батькові - в називному відмінку (наприклад, Сидоренко Петро Володимирович).

Дата народження - арабськими числами (число, місяць, рік народження, наприклад, - 16.09.1974).

У графі «Освіта» вказується рівень освіти відповідно до Закону України «Про освіту» та наявним документом про освіту:

• базову загальну середню (підтверджує свідоцтво про базову загальну середню освіту);
• повну загальну середню (підтверджує атестат про повну загальну середню освіту);
• професійно-технічна (підтверджує диплом кваліфікованого робітника);
• неповна вища (що підтверджує диплом молодшого спеціаліста);
• базову вищу (підтверджує диплом бакалавра);
• повну вищу (підтверджує диплом спеціаліста або магістра).

Якщо навчання триває, рівень освіти вказується згідно з наявними документом про освіту (наприклад, якщо зараз працівник навчається в магістратурі, рівень освіти відзначається як «базову вищу»).

Назва навчального закладу прописується повністю, без скорочень. Наприклад: Київський національний університет імені Тараса Шевченка.

Напрям підготовки (спеціальність, спеціалізацію) має відповідати документу про освіту. Наприклад: «Правознавство»; «Документознавство та інформаційна діяльність».

Кваліфікація - так само. Наприклад: магістр права.

У графі «Наукові праці, винаходи, публікації у фахових періодичних виданнях» вказуються опубліковані наукові праці з вихідними даними, запатентовані винаходи, статті.

У разі великої кількості наукових робіт, винаходів, публікацій список може бути оформлений як додаток до особового листка. В такому випадку в графі робиться посилання «Список наукових праць (винаходів, статей) додається».

У графі «Робота з початку трудової діяльності» відображаються попередня трудова діяльність, включаючи роботу за сумісництвом. Якщо в одній і тій же організації працівник працював на різних посадах, їх назви і періоди роботи необхідно вказати по кожній посаді.

У разі значної кількості державних нагород, відзнак, почесних звань дозволяється привести їх у додатку до особового листка, при цьому в графі робиться посилання «Список державних нагород (відзнак, почесних звань) додається».

Повинно бути вказано сімейний стан на момент заповнення особового листка: «неодружений (незаміжня)», «одружений (заміжня)», «вдівець (вдова)» тощо.

Також варто вказувати членів сім'ї (ПІБ, рік народження і ступінь спорідненості. Наприклад: Дружина - Сидоренко Марина Петрівна, 1976 року народження. Син - Сидоренко Петро Петрович, 2004 року народження.

У графі «Додаткові відомості» можна вказати приналежність до певної пільгової категорії ( «чорнобилець», особа з інвалідністю, одинока мати (батько) і ін.), Що дає право на пільги і компенсації відповідно до законодавства. Відомості слід вказувати з посиланням на відповідні документи.

Після заповнення особового листка по обліку кадрів працівник проставляє підпис і дату заповнення.