1. Загальні відомості
2. Етап 1: Вказівка ​​адресата
3. Етап 2: Комплімент
4. Етап 3: Обгрунтовуємо прохання
5. приклади формулювань
6. Етап 4: Викладаємо прохання
7. Етап 5: Резюмуємо
8. приклад

Невід'ємною і важливою частиною сучасного ділового листування є лист-прохання. Зразки та приклади формулювань, представлені в статті, а також позначені правила його написання допоможуть вам грамотно скласти потрібну текстовку і оформити її відповідно до звичаїв діловодства. Пропонуємо вам поетапне керівництво з написання даного виду звернень.

Загальні відомості

Лист-прохання актуально в тих випадках, коли його автору необхідно отримати від інших осіб будь-яку інформацію, документи, здійснити операцію чи інші дії ділового характеру. Воно може бути спрямоване як на ім'я конкретної особи (керівник, директор, начальник відділу та ін.), Так і на адресу всієї організації в цілому. Ваше прохання про допомогу повинна відповідати загальноприйнятим в діловому листуванні правилам.
Лист - це обличчя компанії, значення мають навіть дрібниці. Друкуйте його на фірмовому бланку за підписом уповноваженої особи та з печаткою (за наявності). Поставтеся відповідально до вибору шрифту, його розміром і розташуванням тексту на сторінці. Не нехтуйте полями, червоним рядком і абзацами. Найчастіше перше враження складається саме при одному тільки погляді на документ.

Етап 1: Вказівка ​​адресата

Якщо ви пишете знеособлене лист на адресу конкретної компанії, то, швидше за все, воно потрапить в приймальню або канцелярію, потім до керівника і в підсумку до безпосередньому виконавцю. Вказуйте в «шапочці» тексту правильне повне найменування організації, найкраще додати ще і юридична адреса.
Як вже було сказано вище, оптимальним вважається варіант із зазначенням конкретного адресата, тобто персонально адресована прохання про допомогу. Завжди намагайтеся звертатися по імені та по батькові. Наприклад, «Шановний Олександре Вікторовичу!» Або «Шановний пане Шварц!». Таким чином ви, по-перше, висловіть особі свою повагу, а по-друге, прохання, адресована конкретній людині, накладає на нього певні зобов'язання, відповідальність за її розгляд і виконання.
У деяких ситуаціях логічно буде використовувати в якості адресата групу осіб, певний колектив або його частина. Актуально це і в тих випадках, коли лист-прохання відправляється за кількома адресами. Використовуйте такі формулювання, як: «Шановні колеги!», «Шановні бухгалтера!» Та ін.

Етап 2: Комплімент

Добре, якщо службовий лист-прохання буде містити комплімент по відношенню до його адресату. Роблячи його, ви як би відповідаєте на його закономірне питання: «Чому з цим питанням ви саме до мене звертаєтеся?». Можна відзначити колишні заслуги та особисті якості людини, статус компанії і т.д. Використовуйте зокрема такі формулювання: «Ваша фірма є провідним постачальником ...», «Ви допомогли багатьом в рішенні складних питання даної області ...», «Ваша організація - провідний експерт на ринку в області ...» та ін. Не забувайте про те, що доречним комплімент буде тоді, коли лист-прохання (зразки і приклади по тексту) має нестандартний характер і адресата потрібно до себе розташувати. Зверніть його увагу на якості і заслуги, які є актуальними для виконання вашого прохання. Однак не рекомендуємо переступати дуже тонку грань між хорошим і правильним компліментом і грубими лестощами.

Етап 3: Обгрунтовуємо прохання

Будь-яке прохання повинна бути аргументована, адже адресат повинен знати, чому ви звертаєтеся саме до нього. Тому має сенс ввести його в суть справи. На даному етапі рекомендуємо вам підібрати три найбільш переконливих аргументу, які слід вибудувати в тексті листа за схемою: середньої сили, слабкий, найбільш сильний.
Прохання може мати різний рівень складності, і потрібно бути готовим до того, що адресат не завжди буде зацікавлений в її виконанні. У зв'язку з цим його необхідно переконати в тому, що її реалізація несе в собі для нього потенційну вигоду. Зацікавте адресата, щоб він прийняв з повною серйозністю ваш документ.
Лист-прохання може містити в собі пропозицію про реалізацію певної привабливою для нього можливості.

приклади формулювань

«У всі часи підприємливі та ділові люди прагнули не тільки до матеріального успіху, але і для особистісного росту, щоб назавжди запам'ятатися людям своїми добрими справами, завоювати їхню повагу». «Безумовно, ваша основна мета - це підвищення рівня життя громадян міста». Можна використовувати зокрема дане формулювання, коли складається лист-прохання депутату, наприклад, про надання приміщення для дитячого садка, облаштуванні дитячого майданчика тощо.

Також ви можете озвучити актуальну для адресата проблему, покажете йому, яким чином ваша прохання може йому допомогти в її вирішенні або в реалізації певних можливостей.
Буває так, що запропонувати іншій стороні вам нічого, або це недоречно в даному контексті. В цьому випадку найоптимальніший вихід - розповідь про значущість вашого прохання. Описувати ситуацію максимально достовірно та повно, так, щоб брало, що називається, за душу. Якщо ж жалісливі момент у вашій історії відсутній апріорі, приводите факти і робіть акцент на причинно-наслідкові зв'язки. Розкажіть, про те, що буде, якщо вам відмовлять або, навпаки, погодяться допомогти.

Етап 4: Викладаємо прохання

Коли адресат морально підготовлений до сприйняття вашого прохання, її можна викладати. Складайте короткий текст, уникаючи довгих і хитромудрих пропозицій, а також двозначності або недомовленості. Лист-прохання (зразки і приклади формулювань по тексту) має бути лаконічною і чіткою за змістом. Так, якщо ви просите придбати якесь обладнання для компанії, то вкажіть комплектність, ціну та кількість:
«Для оснащення відділення швидкої допомоги лікарні потрібен новий автомобіль, вартість якого дорівнює 3.5 млн рублів. Просимо Вас допомогти нам у його придбанні ».
Або, наприклад, прохання про зниження орендної плати повинна бути конкретизована: «Просимо Вас знизити плату за оренду приміщення до рівня 500 руб. за кв.м до стабілізації економічного становища ».

Етап 5: Резюмуємо

На завершення листа своє прохання потрібно резюмувати. Повторіть її ще раз і зробіть акцент на тому факті, яку вигоду отримує адресат в разі, якщо надасть вам запитувану допомогу. Однак при цьому слід трохи видозмінити текст прохання. Повертаючись все до того ж прикладу про зниження орендної плати, пропонуємо наступне формулювання:
«У разі вашої згоди знизити орендну плату до рівня 500 руб. за кв.м на час стабілізації сформованого економічного становища ви зможете посприяти збереженню більше 20 робочих місць, а також не понесете збитків через повної відсутності оплати ».
Пам'ятайте, важливо повторити не тільки прохання, а й вигоду, яка може бути отримана від її виконання, причому вона не обов'язково повинна бути матеріальною. Багато великих компаній охоче виступають в якості спонсорів, інвесторів і займаються благодійністю.
Думаємо, що тепер, після вивчення процесу поетапно, перед вами не виникне питання про те, як скласти-лист прохання. Достатньо лише врахувати всі правила ділового листування і деякі нюанси. Пропонуємо вам також вивчити ще один приклад.

приклад

Шановний Фелікс Петрович!
Ваше підприємство вже не перший рік організовує виробничу практику студентів на підприємстві, допомагаючи їм реалізувати отримані в університеті знання на практиці.
Ви як начальник відділу кадрів є особою, зацікавленою в залученні нових співробітників, молодих і перспективних інженерів, висококваліфікованих фахівців. На сьогоднішній день дана професія є однією з найбільш затребуваних. Багато студентів хотіли б дізнатися про її можливості, тонкощі і значущості.
У зв'язку з цим просимо вас організувати зустріч головного інженера з абітурієнтами та студентами 1-2 курсів 25 квітня в 17:00 на базі вашого підприємства.
Розповівши про переваги і секрети професії сьогодні, Ви закладаєте надійний фундамент для підготовки фахівців і професіоналів завтра. Можливо, через кілька років саме один з них виведе ваше підприємство на новий рівень розвитку.
З повагою і вдячністю,
Ректор Університету І.Ж.Бичков
Вивчивши інформацію про те, яким вимогам повинен відповідати лист-прохання, зразки і приклади формулювань, ви легко зможете впоратися з його написанням на практиці.

джерело