1. Новий ГОСТ по оформленню документів
2. Нові реквізити в документах
3. Зміни в оформленні «старих» реквізитів

До Ваших послугами наші консультації і статті по кадровому діловодству. Для їх читання зареєструйтеся на сайті.

Новий ГОСТ по оформленню документів

Національний стандарт Російської Федерації ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів »був затверджений Наказом Росстандарта від 08.12.2016 N 2004 ст з датою введення в чинності 1 липня 2017 року. Наказом від 25.05.2017 N 435-ст Росстандарт переніс дату введення ГОСТу на 1 липня 2018 року.

І зовсім скоро новий ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 прийде на зміну ГОСТу Р 6.30 - 2003 .

Нагадаємо, які нововведення нас чекають.

Нові реквізити в документах

Відзначимо, що перелік реквізитів документа в новому ГОСТі Р 7.0.97-2016, який прийде на зміну ГОСТу 6.30-2003, в цілому залишився тим самим. У цьому питанні поправки незначні.

Так, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи та ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) не виділяються як окремі реквізити, а входять до складу довідкових даних про організацію.

З'явилися нові реквізити:

- виділено в окремий реквізит найменування структурного підрозділу - автора документа (в тому числі філії, відділення, представництва, колегіального, дорадчого чи іншого органу);

- гриф обмеження доступу до документа. Проставляється при наявності в документі інформації, доступ до якої обмежується відповідно до законодавства Російської Федерації. Види використовуваних в організації грифів обмеження доступу повинні відповідати законодавчим та іншим нормативно-правовим актам Російської Федерації і повинні бути закріплені в локальних нормативних актах;

- найменування посади особи - автора документа. При цьому ГОСТ 7.0.97-2016 в цьому випадку говорить не про надання посади в підпису. Цей реквізит використовується в бланках посадових осіб і розташовується під найменуванням організації або найменуванням території (краю, області, автономної області і ін.), Якщо документ видає керівник органу влади суб'єкта Російської Федерації, муніципального освіти. Найменування посади особи - автора документа вказується відповідно до найменування, наведеними в розпорядчому документі про призначення на посаду.

Зміни в оформленні «старих» реквізитів

Які відбулися зміни при оформленні «старих» реквізитів?

Зміни торкнулися оформлення такого реквізиту як код форми документа. Відповідно до ГОСТу Р 7.0.97-2016 код форми документа проставляється на уніфікованих формах документів відповідно до Класифікація управлінської документації (ОКУД) або локальним класифікатором, розташовується в правому верхньому куті робочого поля документа, складається зі слів "Форма по" (найменування класифікатора) і цифрового коду. ГОСТ 6.30-2003 наказував проставляти тільки код форми документа за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД).

Для оформлення дати залишено тільки два варіанти: арабськими цифрами, розділеними крапкою: 05.06.2016 та словесно-цифровим способом, наприклад: 5 червня 2016 р виключивши оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день місяця.

Правила оформлення реквізиту «Адресат» в цілому також не змінилися, за винятком розташування ініціалів: в новому ГОСТі передбачено їх розташування тільки після прізвища. Перед прізвищем посадової особи допускається вживати скорочення "г-ну" (пана), якщо адресат чоловік, або "пані" (пані), якщо адресат жінка. Також новим ГОСТом Р 7.0.97-2016 визначено порядок оформлення при розсилці декільком адресатам. Щодо поштової адреси ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорить про те, що він може не вказуватися в документах, що направляються до вищих органів влади, вищі організації, підвідомчі організації і постійним кореспондентам (за винятком надсилання листів зазначеним адресатам в конвертах з прозорими вікнами). Також він не вказується при відправці листа по електронній пошті або по факсу (без досилання поштою), а при необхідності може бути вказаний електронну адресу (номер телефону / факсу).

Правила оформлення реквізиту «Гриф затвердження» доповнені порядком оформлення при затвердженні документа колегіальним органом, рішення якого фіксуються в протоколі: в грифі затвердження вказується найменування органу, рішенням якого затверджено документ, дата і номер протоколу (в дужках).

Щодо реквізиту «Резолюція» уточнено, що резолюція містить вказівку щодо виконання документа (в той час як ГОСТом 6.30-2003 зміст доручення вказувалося при необхідності). Резолюція оформлюється на вільному місці робочого поля документа, на бланку резолюції або вноситься безпосередньо в систему електронного документообігу.

Реквізит «Заголовок до тексту»: допускається не складати заголовок до тексту, якщо текст документа не перевищує 4 - 5 рядків (в Гості 6.30-2003 наявність заголовка було «прив'язане» до формату бланка документа).

При оформленні реквізиту «Текст документа» з'явилося обмеження рівнів рубрикації тексту (не повинно бути більше чотирьох), а в текстах документів допускається вживати тільки загальноприйняті абревіатури та графічні скорочення. При вживанні в тексті прізвищ осіб ініціали вказуються після прізвища.

Реквізит «Додаток». Новий ГОСТ Р 7.0.97-2016 встановлює не тільки правила оформлення відмітки про програму для листів (вони практично не змінилися), але і для розпорядчих документів, чого в Гості 6.30-2003 не містилося. У розпорядчих документах (постановах, рішеннях, наказах, розпорядженнях), договорах, положеннях, правилах, інструкціях та інших документах відмітка про додаток оформляється наступним чином:

- в тексті документа при першій згадці документа-додатка в дужках вказується: ... (додаток) або ... (додаток 1); перед номером додатки допускається ставити знак номера: ... (додаток N 2);

- на першому аркуші документа-додатка в правому верхньому куті вказується:

Додаток N 2

до наказу АТ "Профіль"

від 15.08.2015 N 112.

Рядки реквізиту вирівнюються по лівому краю або центруються щодо самої довжини рядка.

Якщо додатком до розпорядчого документа є нормативний правовий акт або інший документ, що затверджується даними розпорядчим документом, на першому аркуші додатка проставляється відмітка про додаток (без посилання на розпорядчий документ) і гриф затвердження, в якому зазначаються дані розпорядчого документа, яким затверджено документ-додаток.

приклад -

Додаток 1

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом АТ "Профіль"

від 18.05.2015 N 67

Щодо оформлення реквізиту «Підпис» в новому ГОСТі Р 7.0.97-2016 відзначено, що підпис включає: найменування посади особи, яка підписує документ, його власноручний підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище). При цьому якщо документ оформлений не на бланку, то в найменування посади включається найменування організації. При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказується.

З'явилися правила для оформлення підпису "І.О." (Виконуючого обов'язки). При підписанні документа особою, яка виконує обов'язки керівника, підпис оформляється із зазначенням статусу посадової особи відповідно до наказу (розпорядження).

приклад -

В.о. генерального директора Підпис І.О. Прізвище

або:

Виконуючий обов'язки

генерального директора Підпис І.О. Прізвище

При підписанні документа особою, яка має право підпису в разі тимчасової відсутності керівника, виправлення в найменування посади і розшифровку прізвища вже підготовленого і узгодженого проекту документа вносяться від руки або з використанням відповідних штампів. Не допускається ставити косу риску, напис "за" перед найменуванням посади особи в підписи, якщо документ підписує інша посадова особа.

Також в новому ГОСТі Р 7.0.97-2016 визначений наступний порядок оформлення відмітки про електронний підпис.

Відмітка про електронний підпис використовується при візуалізації електронного документа, підписаного електронним підписом, з дотриманням наступних вимог:

а) місце розміщення позначки про електронний підпис повинні відповідати місцю розміщення власноручного підпису в аналогічному документі на паперовому носії;

б) елементи позначки про електронний підпис повинні бути видимими і читаються при відображенні документа в натуральному розмірі;

в) елементи позначки про електронний підпис не повинні перекриватися або накладатися один на одного;

г) елементи позначки про електронний підпис не повинні перекривати елементи тексту документа і інші позначки про електронний підпис (при наявності).

Відмітка про електронний підпис відповідно до законодавства Російської Федерації включає фразу "Документ підписаний електронним підписом", номер сертифіката ключа електронного підпису, прізвище, ім'я, по батькові власника сертифіката, термін дії сертифіката ключа електронного підпису. Відмітка про електронний підпис може включати зображення герба, емблеми органу влади (організації), товарного знака (знака обслуговування) організації відповідно до чинного законодавства.

Відмітка про виконавця (прізвище, ім'я та по батькові виконавця, номер його телефону) може доповнюватися найменуванням посади, структурного підрозділу та електронною адресою виконавця.

Відмітка про направлення документа до справи визначає місце зберігання документа після завершення роботи з ним і включає: слова "До справи", індекс справи за номенклатурою справ, в яке поміщається документ на зберігання, із зазначенням року, посади особи, що оформила позначку, підписи, дати . Відмітка про направлення документа до справи може доповнюватися короткими відомостями про характер виконання документа.

Відмітка про завірення копії, згідно з новим ГОСТу Р 7.0.97-2016, оформляється для підтвердження відповідності копії документа (виписки з документа) оригіналу документа. Відмітка про завірення копії проставляється під реквізитом «підпис» і включає: слово «Вірно»; найменування посади особи, яка засвідчує копію; його власноручний підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення копії (виписки з документа). Аналогічне правило є і в Гості 6.30-2003.

Але в новому ГОСТі є доповнення: якщо копія видається для подання в іншу організацію, відмітка про завірення копії доповнюється написом про місце зберігання документа, з якого була виготовлена ​​копія ( "Оригінал документа знаходиться в (найменування організації) в справі N ... за. .. рік ") і засвідчується печаткою організації.

Також відзначимо, що ГОСТ 6.30-2003 допускав завірення копії документа печаткою, яка визначається за рішенням організації (тобто це могла бути і друк відділу кадрів). Новий ГОСТ такого положення не містить.

Для здійснення відмітки про завірення копії може використовуватися штамп.

Прочитати дану публікацію повністю і ознайомитися зі зразками документів, оформлених за новим ГОСТом, можна буде в червневому номері журналу "Кадровик-практик" (Графік виходу журналу - останній день місяця).

передплатникам журналу "Кадровик-практик" також доступні:

Рекомендуємо:

Журнал "Кадровик-практик"

Наш телефон: 8 (8442) 989899, ​​8-917-338-98-99

Ви в рубриці: ІНШЕ

Поділитися в соц мережах