1. Як сформулювати офіційне звернення в діловому листі
2. Як писати звернення в листі
3. Як звертатися в листі до керівника
4. Заключна частина листа

У статті розповімо, як дотримати тонку грань між фамільярністю і запобіганням. Пояснимо, як виявити повагу партнеру і при цьому зберегти гідність.

Скачайте корисні матеріали по темі:

Як сформулювати офіційне звернення в діловому листі

Головне завдання мовного етикету - висловити ввічливість, повагу і щирі наміри. Навіть сама незначна прояв безтактності і некоректність у виборі висловів можуть зіграти злий жарт з автором листа і зарубати на корню початок взаємовигідного співробітництва. Дві однакових за змістом прохання може розрізняти тільки форма вираження, кілька незначних на перший погляд слів і звернень. Але результати цих прохань виявляться діаметрально протилежними: рішуча і беззастережну згоду.

Такими «незначними» для недосвідченого людини елементами в діловому листі є форми звернення до ділового партнера. Звернення - це початкова частина послання, прощання - заключна. Разом вони складають етикетну рамку листи, функція якої - встановити і підтримувати контакт з адресатом.

Іноді, ще до звернення, в тексті використовують стандартну форму привітання. Тут важливо зробити кілька зауважень. У діловому письмовому спілкуванні неприпустимо використовувати вираз «Доброго времени суток!». Це допустимо в жартівливій листуванні між друзями. Але в офіційних листах - це поганий тон. Якщо ви не знаєте, в який час адресат прочитає ваше послання, пишіть просто, без викрутасів: «Здрастуйте» і «Добрий день».

Конструктор ділових листів: корисний сервіс від журналу «Довідник секретаря»

Використовувати конструктор зараз

Як писати звернення в листі

Після стандартного привітання додайте звернення до адресата. Тут може бути кілька варіантів, вибір яких залежить від ступеня близькості ваших відносин, цілі листи та інформації про адресата, якій ви маєте в своєму розпорядженні. Розглянемо їх все.

Якщо вам відомо ім'я людини, якій ви пишете, то краще використовувати його. Тут є ряд правил, яких необхідно дотримуватися.

1. Не можна використовувати усічену форму імені, навіть якщо ви перебуваєте в довірчих відносинах з діловим партнером. Наприклад, не можна, писати «Добрий день, Саш» або «Привіт, Ань». Це доречно в усному мовленні, але не в письмовій.
2. Між двома варіантами - повне ім'я та ім'я + по батькові - вибирайте другий. Керуйтеся інформацією, яку надав адресат. Зазвичай її можна отримати з візитної картки, поля «From» / «Від кого» в електронному листі або зі стандартного блоку контактної інформації в кінці тексту.
3. Якщо ви не знаєте імені людини, якій пишіть лист, використовуйте стандартне «Здрастуйте» або «Добрий день». Зробіть звернення більш персоніфікованим, якщо допускає ситуація. Наприклад, «Шановний колего» або «Дорогий передплатник».

Пам'ятка: приклади звернення до адресата в діловому листі

Дивитися пам'ятку повністю в журналі

Як звертатися в листі до керівника

При зверненні до керівника важливо дотримати стандарт і загальноприйняті форми. Розташовуйте звернення посередині листа і пишіть з великої літери. Вкажіть посаду, прізвища або імені та по батькові. При адресації до керівника загальноприйнятою нормою вважається вживання слова "шановний":

Правило написання звернення

приклад

Шановний (-а) + Ім'я та По батькові (в називному відмінку)!

Шановний Олексій Миколайович!

Шановний (-а) + пан (жа) Прізвище (в називному відмінку)!

Шановний пане Смирнов!

Шановний + посаду органу влади!

Шановний генерал-полковник!

Шановні + панове!

Шановні пані та панове!

Слово «шановний» стосовно до керівника - кращий, але не єдиний варіант. Існує стандартна формула звернення до особливо важливої ​​персони. Наприклад, до урядовцями, Державної думи, губернаторам, мерам, заслуженим діячам науки, мистецтва, а також відомим громадським діячам. Коли ви зверніть лист комусь із них, замість слова «шановний» використовуйте «вельмишановний» або «високоповажний». В кінці за бажанням можете використовувати знак оклику.

Якщо ви звертаєтеся не до одного людині, а до групи - доречніше звернення «Шановні панове!» Або «Шановні колеги!». Іноді виникає питання, яку форму звернення краще вибрати - «Шановний пане Смирнов» або «Шановний Олексій Миколайович». Правило тут таке. Якщо лист носить офіційний характер і відносини з партнером тільки налагоджуються, то більш доречний перший варіант, коли ж відносини вже налагоджені, то можна використовувати другий.

Заключна частина листа

У заключній частині позначте перспективи співпраці, ділових відносин, реалізації проекту, позитивного вирішення питання. Висловіть надію, схвалення, вдячність, впевненість. Не варто в кінці листа нагадувати про минулі негативних моментах, якщо такі були. Наприклад, ви не отримали вчасно відповідь або не отримали його зовсім. Нагадування про це може викликати негативну реакцію або бути розцінено як знак неповаги.

Будь-яке ділове лист закінчується підписом. Обов'язково вкажіть вашу посаду, ім'я та прізвище. Перед цим можна вставити стандартну етикетну формулу: «З повагою». Можливі варіанти: «Щиро Ваш», «З надією на продуктивну співпрацю», «З вдячністю за співпрацю».

Підказка: варіанти, як завершити лист

Подивитися інші варіанти в журналі

Важливо враховувати посадове становище адресата і адресанта. Підписати послання повинен генеральний директор або його заступник, якщо ваше послання також адресовано генеральному директору. Зрозуміло, підпис повинен відповідати розшифровці: неприпустимо ставити поруч з прізвищем директора косу риску, після якої буде підпис заступника.

Постскриптум в діловому листуванні використовують рідко. Особливий випадок - необхідність повідомити людині, якій адресовано послання, важливу новину, яка сталася вже після і в момент написання листа. Можливий варіант, коли є необхідність повідомити адресату якісь відомості, побічно стосуються основної теми листа.

Додатки також не є обов'язковою частиною листа . Якщо вони є, важливо звернути увагу, що в діловому листуванні додатки оформляються на окремих аркушах і нумеруються теж окремо. Особливих стандартних правил оформлення додатків не існує.

підсумок:

Уникайте фамільярності, коли звертаєтеся до адресата, навіть якщо ви підтримуєте добрі робочі відносини. Намагайтеся звертатися по імені-по батькові або по повному імені. Дотримуйтесь етикет ділового листування: забудьте про звернення типу «Доброго времени суток».