Будь-яке ділове лист повинен бути чітко структуроване. Добре структуроване лист дозволяє заощадити час на написання і прочитання листа, правильно донести і зрозуміти суть листа, отримати зрозумілу, чітку відповідь.

Стандартне ділове лист має наступну структуру:

1. Реквізити відправника (адресанта) включають в себе інформацію про відправника. Найчастіше ця інформація розташовується на бланку організації-відправника.

2. Реквізити одержувача (адресата) - вказується посада адресата, назва компанії, П.І.Б. і адреса.

3. Дата написання і відправлення листа. Дозволяє розрізняти листи між собою. Часто цей реквізит включений в фірмовий бланк.

4. Тема - коротко про темі листа. Ця частина дозволяє визначити тематику листи і ступінь його важливості для адресата. Важливо правильно підібрати заголовок. При цьому він повинен бути строгий і лаконічний.

5. Звернення. Розташовується посередині, і пишуть з великої літери. Звернення повинно містити вказівку посади, прізвища або імені та по батькові. Традиційним вважається звернення «Шановний».

Правила написання зверненняПрикладШановний (-а) + Ім'я По батькові (в називному відмінку)!Шановний Іване Васильовичу!Шановний (-а) + пан (жа) Прізвище (в називному відмінку)!Шановний пане Грозний!Шановний + посаду органу влади!Шановний генерал-майор!Шановні + панове!Шановні пані та панове!Шановний + Ім'я По батькові!Шановний Іване Васильовичу!

6. Преамбула або вступна частина. У цій частині пояснюють причини і цілі написання листа саме даному адресату. Часто в цій частині посилаються на дати, документи і факти, що нагадують адресату необхідну інформацію. Інформація, викладена в преамбулі, повинна підвести читача до адекватного сприйняття основної частини листа. За обсягом ця частина варіюється: може бути короткою (одне речення) і розгорнутої (кілька пропозицій і навіть абзаців).

7. Основна частина тексту листа варіюється в залежності від його конкретного типу, так як в ній формулюється головна мета листа, викладаються аргументи і факти.

8. Висновок найчастіше представляє собою формули ввічливості.

9.Підпис. Лист завершується підписом (посада + ПІБ) адресанта, яку випереджає стандартна ввічлива форма «З повагою». Також можливі варіанти: «Щиро Ваш», «З надією на продуктивну співпрацю», «З вдячністю за співпрацю» і т.п.

10. Постскриптум. Це необов'язковий допоміжний елемент. Служить для того, щоб повідомити адресату про важливу подію, яка сталася вже після написання листа, або передати йому інформацію, яка має непряме відношення до теми листа.

11. Додатки є необов'язковим доповненням до основного тексту листа і тому оформляються на окремих аркушах - кожен додаток на своєму листі. Будь-які правила їх написання відсутні.

- Чи не знайшли потрібну Вам інформацію щодо ділових листів? Переходьте на сайт business-letter.ru і ви знайдете правила і приклади написання до всіх популярних видів ділових листів. І з кожним днем ​​прикладів ставати все більше!

Якщо Ви хочете написати максимально ефективне лист, яке точно не залишиться без відповіді - звертайтеся до нас і наші професіонали допоможуть Вам у цьому.

business-letter.ru

- - -